Met de juiste mindset, aanpak en tools kun je je administratie en interne werking optimaliseren. Het effect van deze optimalisatie is op verschillende vlakken merk- en voelbaar:

• De kwaliteit van het eindresultaat verbetert. Je voldoet beter aan de eisen, verwachtingen en wensen van klanten, wat goed is voor je omzet.
• De doorlooptijd vermindert, waardoor je je product of dienst sneller kan aanbieden.
• Je kunt onnodige kosten schrappen die bijvoorbeeld ontstaan door het onnodig vaak herhalen van bepaalde handelingen.

De eerste stap is kijken waar het eenvoudiger kan.

Ok, als het zo simpel was, was dat al lang gebeurd!

Klopt, maar hoe moeilijk deze stap ook is, je moet er even door.

Om te kijken waar het eenvoudiger kan, moet je inzicht krijgen in je werking. Een gedetailleerde inventaris 
opmaken van je werking is een must.
Hiervoor heb je twee manieren:

1. Je vertrekt vanuit je bestaande taken
2. Je vertrekt van een blanco blad

In de tweede kolom zet je de categorie waartoe de taak behoort:

• marketing,
• sales,
• boekhouding,
• bedrijfsproces (alle taken die te maken hebben met het product of de dienst die je verkoopt),
• administratie,
• opleidingen
• …

In de volgende kolommen formuleer je voor de verschillende taken een antwoord op volgende vragen

• Wie zijn stakeholders/betrokkenen van het proces? Klanten, boekhouder, jezelf, partners, …
• Wat is er onomstotelijk nodig en wat is eigenlijk overbodig? N/O
• Wat kan er sneller, gemakkelijker of efficiënter? Wat zou je willen dat sneller, gemakkelijker of efficiënter kan? X
• Wat gebeurt er met output, m.a.w. welke meerwaarde heeft deze taak voor de klant? Vergeet hierbij niet dat bijvoorbeeld wettelijk in orde zijn ook belangrijk is voor je klant

Als alle vragen beantwoordt zijn in de lijst begint het vereenvoudigen.

We beginnen met een quick-win: schrap alle taken waar je O van overbodig hebt bijgezet. Alle andere taken blijven in de lijst want deze zijn ofwel voor de stakeholders ofwel voor je product of dienst noodzakelijk.

Voila, je inventaris is klaar! De taken die sneller, gemakkelijker en efficiënter kunnen of die je zou willen die sneller kunnen, moeten nu onder de loep genomen worden.

Je start bij informatie:

• Welke informatie heb ‘jij’ nodig om je bedrijf optimaal te laten werken?
  Dit kan gaan over wetgeving, innovatie over jouw expertise, technische fiches, …
• Hoe moet die informatie binnenkomen om gemakkelijk te kunnen verwerken?

Vervolgens middelen:

• Welke middelen heb ‘jij’ nodig?
• Hoe moeten die middelen binnenkomen om gemakkelijk te kunnen verwerken?

En laatste mensen/expertises:

• Welke expertises heb jij bijkomend nodig om je te ondersteunen?

De klanten/stakeholders hebben ook informatie en/of middelen ‘van jou’ nodig:

• Welke informatie hebben je klanten/stakeholders nodig bij je aanbod?
• Hoe wordt deze informatie gegeven?

Je trekt hiervoor best meteen 2 halve dagen voor uit. De eerste halve dag maak je de eerste keer de inventaris, de tweede halve dag vul je aan, schrap je, … m.a.w. optimaliseer je de lijst.

Bij deze manier van inventarisatie heb je meteen de overbodige taken geelimineerd en heb je een duidelijker zicht op wat kan geautomatiseerd worden. Je bent namelijk vertrokken van wat je nodig hebt en niet hoe je het moet uitvoeren.

In de inventaris voeg je nog de antwoorden toe op de vragen:

• Wie zijn stakeholders/betrokkenen? Klanten, boekhouder, jezelf, partners, …
• Wat gebeurt er met output, m.a.w. welke meerwaarde heeft deze taak voor de klant? Vergeet hierbij niet dat bijvoorbeeld wettelijk in orde zijn ook belangrijk is voor je klant

Hoe bepaal je nu die logische volgorde? Wat betekent dat?

Een flow creëren is eenvoudigweg kijken welke activiteit eerst moet komen, welke op nummer 2, welke op nummer 3, … Er zal bijvoorbeeld eerst een bestelbon moeten komen, alvorens je een bestelbevestiging kan opmaken en uitsturen.

Al klinkt het bovenstaande voorbeeld heel logisch, dat geldt niet voor al je activiteiten.

Belangrijk is te weten dat voor het ene bedrijf die logische volgorde anders is dan voor het andere bedrijf. Het ene bedrijf zal bijvoorbeeld vertrekken vanuit zijn product om daarna pas de activiteiten rond de doelgroep uit te voeren, terwijl het andere bedrijf vertrekt vanuit de doelgroep activiteiten. Het ene bedrijf vertrekt van wat de klant nodig heeft, het andere bedrijf van wat de klant wil.

Zet hier dus gerust je eigen stempel op, m.a.w. zorg dat de flow voor jou werkt.

We willen zoveel mogelijk de rechte lijn bekomen zodat we onze doelen behalen (effectief bezig zijn) in een zo kort mogelijke tijdspanne (efficiënt bezig zijn).

Daarom is het interessant om in je inventaris te starten per categorie. Deze activiteiten moeten een rechte lijn volgen. Wat zijn de rechte lijnen bij je boekhoudactiviteiten? Wat zijn de rechte lijnen bij je marketingactiviteiten? …

Heb je je inventaris in een Excel lijst gemaakt, kan je gaan filteren op categorie en een lege kolom vóór de activiteiten gebruiken om deze te nummeren.

We spreken van rechte lijnen, en niet van een rechte lijn, omdat de gehele flow tussen de verschillende categorieën verspringt. De volgende stap is dus de categorieën aan elkaar linken. Maak hiervoor een tweede lege kolom vóór de activiteiten waarbij je een nummer geeft aan de groep activiteiten die je in de vorige stap hebt gecreëerd.

Zijn al je activiteiten genummerd, dan is je flow klaar.

Ondertussen heb je inzicht gekregen in je interne werking door deze te inventariseren en heb je de flow gecreëerd. Nog één stap te gaan alvorens je effectief je nieuwe werking kan uittesten.

In deze stap ga je bekijken wat je gaat automatiseren of digitaliseren en wat je manueel blijft doen of wat met andere woorden een menselijke activiteit is. Maar hoe bepaal je die keuze?

Bij het bepalen van WAT je wil automatiseren/digitaliseren hou je rekening met volgende vragen:

In welke activiteiten schuilt een (groot) gevaar voor een menselijke fout? Deze menselijke fouten kunnen veel creditnota’s met zich mee brengen: je verliest inkomsten en extra tijd.

Welke activiteiten vragen veel tijd?

• Op welke momenten moet je veel wachten? Aan de telefoon, op informatie, op onbetaalde facturen, …?
• Op welke momenten moet je onnodig veel tijd besteden aan het zoeken van informatie, producten, wetgeving, …?
• Op welke momenten doe je eigenlijk aan overbewerking? Zoals bijvoorbeeld het manueel ingeven van al je producten in een excelbestand voor voorraadcontrole. Maar ook, documenten afprinten en klasseren, vragen steeds beantwoorden met een nieuwe mail i.p.v. een template te gebruiken, …

Dit zijn allemaal activiteiten waar de klant niet voor betaalt (wil betalen). Hoe meer tijd je hieraan besteedt, hoe lager je rendement is.
Uit een onderzoek van Unizo blijkt dat ondernemers gemiddeld 15,7 uur bezig zijn met administratie. Door je administratieve taken te digitaliseren en/of te automatiseren, kun je op zijn minst 30% tijd besparen.

Klanten betalen ook niet voor:

• Overproductie zoals rapporten en lijstjes die uit gewoonte worden gemaakt maar die eigenlijk niet meer relevant zijn, je contactgegevens in een mail telkens opnieuw intikken ipv in een autohandtekening te zetten, …
• Digitaal transport zoals verplaatsen van bestanden op een fileserver, een document als bijlage mailen ipv als link, …
• Voorraad aan bijvoorbeeld voorgedrukte documenten, kantoormateriaal, …

Digitaliseren is:

1. het digitaal maken van fysieke documenten door te scannen (al dan niet met inleessoftware)
2. het digitaal maken van papieren processen
3. het digitaal verwerken van informatie.

Bij digitaliseren gaat het erom dat je processen anders inricht dan je tot nu toe deed. Slimmer, met minder handmatige handelingen en minder papier. Digitalisering biedt dan ook tal van kansen om het aantal (onnodige) stappen in een proces te minimaliseren.

Automatiseren is:

1. Het omzetten van een conventioneel proces in een automatisch verlopend proces.
2. het verwerven van standaardprocedures die rechtstreeks naar een oplossing voeren en zonder lang nadenken uitgevoerd kunnen worden.

In wezen is er dus geen verschil al begrijpt men in de volksmond bij digitaliseren meteen dat het over documenten gaat en wordt automatiseren meer gerelateerd aan het maken van producten.

Een aantal zaken waar je best rekening mee houdt alvorens al je documenten in te scannen.

• Het heeft geen zin om alle oude documenten te digitaliseren. Enkel de documenten die nog nuttig zijn zoals contracten
• Heel belangrijk is na te denken over hoe je je documenten wil gaan bewaren, een soort digitale archiefkast creëren. Dit kan op verschillende manieren:
  • Volgens de indeling boekhouding, sales, marketing, …
  • Volgens de diensten, producten
  • Volgens de verschillende flows die je in je inventaris hebt gemaakt
  • …
    Belangrijk is te kiezen wat het beste bij je past rekening houdend met het feit dat je morgen en binnen 5 jaar de informatie direct moet kunnen terugvinden.