Transparantie binnen de open organisatiecultuur

Transparantie binnen een organisatie is waarschijnlijk het kenmerk van de open organisatiecultuur dat het meeste weerstand oproept bij management en directie.

Als ik mijn ideeën voor de toekomst vertel aan de medewerkers, gaan ze dan niet lopen met mijn idee of erger nog, bij de concurrentie er hun boterham mee verdienen? Als ik vertel hoeveel het bedrijf verdient, komen ze dan niet allemaal met een handje om een hoger loon te eisen?
of als ik toegeef aan mijn klanten dat er een fout is gemaakt, zullen ze ons dan niet minder professioneel bekijken en bij de concurrentie gaan?

Jouw antwoord op de volgende vraag, geeft een antwoord op alle bovenstaande vragen en geeft ook meteen aan wat transparantie binnen jouw bedrijf kan betekenen:

Hoe wil je zelf graag behandeld en geïnformeerd worden?
 

Zou je willen dat jouw baas zijn visie en ideeën voor de toekomst deelt met jou en jouw mening hierop waardeert?
Of dat hij jou gewoon een todo-lijstje in je handen duwt als het idee geïmplementeerd wordt of is?

Zou je van je baas willen weten hoeveel jouw inspanningen en die van de collega’s hebben opgebracht voor het bedrijf? Zou je je hierdoor trots voelen dat jij hier mee voor gezorgd hebt, dat jij dat mee gerealiseerd hebt
en gemotiveerd voelen om nog een tandje bij te steken?
Of zou je willen dat hij hier in alle talen over zwijgt, het vooroordeel creërende dat hij alles in zijn eigen zakken steekt?

Zou je de extra kosten door een fout van je aannemer of dienstverlener eerder betalen als hij toegeeft dat hij een fout gemaakt heeft en deze verduidelijkt?
Of als hij halsstarrig blijft volhouden dat hij geen fout maakte en deze werken niet gevraagd werden?

Ik denk dat de gedachte hiermee wel duidelijk is!

Laatst vertelde een connectie mij: “Je vertelt je kinderen toch ook niet alles!” Jawel, maar aangepast op hun niveau, in de taal die zij begrijpen. Zo is het ook binnen organisaties, je past je communicatie aan aan je doelgroep.

Eens je deze mindset te pakken hebt, kan je transparantie binnen je organisatie op vele manieren en in vele vormen toepassen.

Zo zijn er vandaag al heel veel mooie voorbeelden van transparantie naar (potentiële) klanten toe:

• Heel veel restaurants hebben vandaag een open keuken (dat doet me weeral het water in de mond krijgen)
• Zelfs garages passen dit concept toe en je kan de garagisten aan je auto zien werken terwijl jij in de verkoopzaal zit te wachten
• Op social media passeren dagelijks honderden verhalen van projecten waar bedrijven mee bezig zijn om je interesse te wekken
• Ook de nieuwsbrieven niet vergeten
• Open bedrijven dag geeft geïnteresseerden de kans om een kijkje bij hun favoriete bedrijf te laten nemen
• De ervaringen van het bedrijf delen tijdens adviesraden, evenementen, … in denktanks, ...
• …

Bij medewerkers gaat het natuurlijk vooral over de informatie die je met hen deelt. Enerzijds heb je de informatie die ze nodig hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren en anderzijds de informatie die iedereen aanbelangd binnen de organisatie zoals strategie, doelen, lopende projecten, functieomschrijvingen, verantwoordelijkheden, financiële resultaten, loonbeleid, … om hen gemotiveerd te houden.

Voor beide geldt dat die overal voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar en van op om het even welke locatie bereikbaar moeten zijn. En dan voel ik er nu toch een aantal met hun ogen draaien.
En toch blijf ik bij mijn standpunt. Coronamaatregelen hebben genoeg bewezen dat dit alleen maar voordelen biedt voor je bedrijf.
Hoewel dit een wereldwijde crisis was, in 2013 zijn de kantoren en opslagruimtes van Veritas in Kontich afgebrand. Ik was één van de weinigen die zijn laptop had meegenomen naar huis en die dus meteen het werk van thuis kon opnemen, ware het niet dat ik net op huwelijksreis was. Jaarlijks zijn er in België gemiddeld 500 bedrijfsbranden. Dit cijfer lijkt misschien laag, maar niet als je er één van bent.

Informatie delen voor het uitvoeren van de dagelijkse taken lijkt me vanzelfsprekend!

Informatie over visie, missie, nieuwe ideeën is ook belangrijk om te delen, al hoef je niet meteen je kantoor uit te springen, de aandacht te vragen en je idee op tafel te gooien. Zoals meerdere handen licht werk maken, creëren meerdere brains samen betere ideeën. Door ook de brompot binnen het bedrijf aan het woord te laten zorg je dat alle mogelijke pistes van slagen of falen bewandeld worden. Door afdelingoverschrijdend te delen waar iedereen mee bezig is, voorkom je ook dat meerdere mensen aan een zelfde idee aan het werken zijn, zonder dat ze dit van elkaar weten en bespaar je nutteloze kosten.

Informatie loonbeleid, salarissen, … het is naïef te denken dat medewerkers hier onder elkaar niet over babbelen. Vandaar het belang van een loonbeleid en dit ook open met iedereen delen

Tijdens mijn vooronderzoek over transparantie stelde ik me de vraag of je nu evaluaties van functionerings- of groeigesprekken zomaar mocht delen binnen je bedrijf. Hoe zit dat GDPR gewijs?

Ik vroeg het aan GDPR experte Valeska Crab van DPO4you.

Allereerst werd mij duidelijk dat GDPR niet oplegt WAT je mag delen. GDPR-wetgeving verplicht je transparant te zijn over HOE je de gegevens deelt. Wat je met de data doet moet ook gedocumenteerd zijn in een GDPR-beleid. Dit beleid moet eigen zijn aan je bedrijf, toegepast op hoe jij met de gegevens van je klanten, medewerkers en andere stakeholders zal omgaan. Liefst zo gedetailleerd mogelijk en aangepast aan de tijd.

Het beleid moet weergeven dat je met je bedrijf bewust bent van de gevolgen als data in verkeerde handen komt. Dit moet beschikbaar zijn voor iedereen die met jouw bedrijf in contact komt.

Valeska haalde terechte voorbeelden aan zoals identiteitsfraude, weerhouden van kandidaten voor vacatures door posts op social media, …
Als ouder krijg je in het begin van het schooljaar altijd een brief mee waarin je aangeeft of zij foto’s en video’s op social media mogen verspreiden van je kind. Social media is zo’n breed begrip vandaag. Op de klaswhatsapp is nog iets anders dan op facebook.

Concreet moet elk bedrijf met een BTW nummer aangeven en documenteren wat ze met de gegevens van hun klanten doen. Op de website is dit bijvoorbeeld de privacydisclaimer. Dit heet verplichte transparantie.

Wat de groeiresultaten van je medewerkers betreft, gaat het over interne transparantie binnen de GDPR wetgeving. In theorie zou je kunnen beslissen in je beleid dat deze info, goed of slecht, voor iedereen binnen het bedrijf beschikbaar is en dus kan nagelezen worden. Zolang het maar in je beleid is opgenomen dat deze info standaard met iedereen gedeeld wordt.

En dan voel ik weer heel veel ogen fronsen! Want inderdaad zo simpel is het niet.

Alle gegevens van de medewerkers vallen meestal onder de verantwoordelijkheid van een HR afdeling binnen de organisatie. Ook de manager of direct leidinggevende kan de gegevens van de medewerker inkijken.
En hier wordt nu door veel bedrijven een cruciale fout gemaakt. Dat de HR afdeling en direct leidinggevende de gegevens kan inkijken is zo normaal, dat vergeten wordt dit in het GDPR beleid op te nemen. Want wat als de medewerker van leidinggevende verandert, dan zijn er ondertussen 2 leidinggevende die het dossier van de medewerker mogen inkijken. Als dit niet in een beleid is opgenomen kan dit wel eens problemen geven bij een ontevreden medewerker.

Er is natuurlijk nog altijd Sereniteit. Het is heel menselijk dat je niet graag hebt dat je fouten voor de hele wereld zichtbaar zijn, maar wel hoe je eruit gegroeid bent. M.a.w. denk goed na over hoe je met de gegevens van je personeel omgaat, en dan spreek ik niet over de contactgegevens.

Een andere fout die veel gemaakt wordt ivm data voor en van medewerkers is het niet rechtstreeks aanleveren van informatie omdat dit nu eenmaal beschikbaar is. Volgens de overheid vind je ook alles in het Belgisch staatsblad, maar zelfs een kat vindt daar haar jongen niet in terug. Ik bedoel maar!