Een begrip dat de laatste tijd veel in LinkedIn posts of in nieuwsbrieven verschijnt. Een begrip waar ik achter sta, al heeft dat voor mij wel enkele levenslessen gekost. Levenslessen en wijsheden die ik met jullie wil delen.

Maar wat betekent vertragen nu eigenlijk? Wat betekent vertragen voor jou?

Ga je online in het woordenboek snuffelen dan vind je betekenissen zoals langzamer doen gaan, temporiseren. Deze betekenissen hebben op het eerste gezicht een positieve naklank, maar wat voor de één positief is, kan voor de ander een negatieve nasmaak hebben. Vertragen betekent ook afremmen, belemmeren, niet opschieten, opzettelijk langzaam werken, stagneren, tegenhouden.

Maar het belangrijkste is natuurlijk de context waarin je vertragen wil zien. Wil je vertragen om te ontsnappen aan de drukke, altijd bewegende maatschappij, om de perfecte balans te vinden tussen je werk en privé? Of wil je vertragen met je organisatie om zo duurzaam te versnellen?

Als geboren ondernemer was ik geneigd om elk goed idee (en alle ideeën waren geweldig!) vast te pakken. Om vervolgens te concluderen dat ik niet genoeg tijd had om alles kwalitatief af te ronden. Bij evaluatiegesprekken kreeg ik vroeger vaak de opmerking dat ik dingen moest afwerken. Maar in mijn hoofd was het al af, en was ik al bezig met het volgende idee. Noem het mijn passie voor ondernemen. Voeg daarbij een hoge “will to please” en een slecht tijdmanagement en je hebt de cocktail voor een ramp. In 2019 heb ik aan den lijve ondervonden dat dag en nacht werken, met een gezin, zijn prijs heeft.

Vertragen heeft voor mij betekenis in meerdere contexten: meer aandacht besteden aan mijn privé-werkbalans en tot rust komen binnen mijn organisatie door echt te focussen op mijn passie.

Ik heb geleerd – al kostte het me jaren - om minder uren te werken, maar de productiviteit van die uren te verhogen door:

• Beter in te schatten hoeveel tijd iets kost,
• Te focussen op de volledige, kwalitatieve uitvoering van relevante ideeën en
• Mijn “Nee” hoorbaar te maken.

En hoe graag ik ook nieuwe dingen leer, ik ben me er ook van bewust geworden dat ik niet alles kan en hoef te weten. Er zijn genoeg mensen die mij kwaliteitsvol en oprecht kunnen helpen met de dingen die ik niet weet.

Mijn motivator: mijn zoon en mijn gezin, met wie ik mijn overige tijd graag doorbreng!

Maar waarom duurt het zo lang voordat we bewust beseffen dat we het rustiger aan moeten doen? Waarom trappen we steeds in dezelfde valkuilen?

Vertragen in de context van de groei van de organisatie is een beetje dubbel. Vertragen betekent in dit geval de tijd nemen om plannen, projecten en nieuwe ideeën te ontwikkelen, analyseren, onderzoeken en hiervoor een strategisch plan op te stellen. Ik heb hier volgende bedenkingen bij:

Volgens collega Koen Breyne is het interessant te beseffen dat niet iedereen hetzelfde denkpatroon heeft. Elke drijfveer kijkt anders naar vertragen:

• Vanuit de ‘groene motivatie’: “wil ik vertragen om ervoor te zorgen dat het volledige team mee is in het verhaal
• Vanuit de ‘gele motivatie’: wil ik vertragen om nieuwe inzichten of ideeën op te doen
• Vanuit de ‘oranje motivatie’: wil ik vertragen om nieuwe opportuniteiten te zoeken
• Vanuit de ‘blauwe drijfveer’: wil ik vertragen om alles te organiseren, structureren of gewoon alles netjes mooi af te werken.
• Vanuit de ‘rode drijfveer’, is het niet gemakkelijk om te vertragen, en zal die dat alleen maar willen doen als die ziet hoe die na de vertraging alsnog kan versnellen of zelfs de vertraging kan inhalen en compenseren
• Vanuit de ‘paarse drijfveer’: wil ik vertragen om te borgen wat er allemaal al is, even beschouwen en waarderen.

Dus, niet iedereen wil vertragen op dezelfde manier! 

Maar dit betekent dat niet iedereen gemaakt is om te vertragen! Kan iedereen nog leren vertragen?

Ja, maar de vraag is natuurlijk of jij als persoon gedreven door “actie” daar net zo goed in wordt als je collega’s gedreven door “analyse”.

De boodschap is: “Ken jezelf en je team”.

Wil jij de verborgen krachten van jouw team ontdekken? Kijk dan zeker op www.drive2XL.eu. Het voegt zeker waarde toe aan je team.

En dat is niet eenvoudig, want ondanks wat sommige mensen denken, spreken honden geen Nederlands. Je moet ze dus duidelijk maken wat je van ze wilt met korte instructies en handgebaren. Als ze deze instructies eenmaal begrijpen, is het geweldig om ze in je gezin te hebben.

Het is niet eenvoudig voor ze om deze instructies te leren. Je splitst ze daarom best op in kleinere instructies. Neem bijvoorbeeld dat je wilt dat je hond in zijn mand gaat liggen als er gasten zijn. In de hondenwereld noemen we dat Plaats. Je begrijpt het al, je leert je hond niet ineens Plaats. Dat doorbreek ik door ze eerst te leren gaan liggen, dan na een tijdje ze te leren langer tijd te blijven liggen, en ze dan te leren een tijdje op een specifieke plek te blijven liggen. Ik hoor er nu meerdere denken: “En hoe leer je ze liggen?”. Heel simpel, ook dat splits je weer op. Eerst lok je ze met een snoepje in de liggende positie zonder er een commando aan te koppelen. Zodra ze dat goed doen, doe jij hetzelfde en zeg je elke keer 'af'. Na een paar dagen oefenen kun je het lokken met de lekkernijen achterwege laten en het commando proberen om ze eerst te laten liggen en ze een lekkernij pas te geven als ze het goed doen. Zodra je hond het commando onder de knie heeft, kun je het ook koppelen aan een gebaar. Dat kan van pas komen als je hond later doof wordt, zo weet hij zonder auditief commando nog steeds wat je wilt dat hij/zij doet. Het duurt een paar maanden voor ze dit 100% onder de knie hebben.

Dus als je het een beetje rustiger aan doet, de instructie analyseert en opsplitst, kun je vervolgens in rap tempo met je hond pronken, die mooie band opbouwen, ...

Ook voor je privé-werkbalans kun je het beste je goede nieuwe voornemens zoveel mogelijk splitsen. Ontdek wat jou motiveert om vanachter je scherm te komen. Maak indien nodig een lijst van vijf tot tien dingen waar je naast de werkplek ook energie van krijgt. Kies er één om mee te beginnen. Probeer er een te kiezen waarbij je vrienden, familie of kennissen kunt betrekken. Dit zijn je mentors. Maak afspraken met die vrienden, familie of kennissen.

Leg de lat in het begin niet te hoog, anders verval je simpelweg weer in oude gewoontes. Concrete voorbeelden kunnen zijn:

• Eén keer per maand squashen met een vriend (geen collega), als je van sporten houdt
• Een afterwork borrel organiseren op een vaste locatie op de eerste vrijdag van de maand,
• Spreek met je gezin af dat je op zondagmiddag niet achter je bureau zit, de telefoon opneemt of e-mails leest,
• Als je van films houdt, plan dan een filmavond,
• …

Als wat je hebt gekozen je niet de voldoening geeft waar je op hoopte, geen probleem. Kies iets anders uit je lijst en probeer het opnieuw. Of zoek uit welke kabouterstappen nog ontbreken om jouw plan te laten slagen.

Het is natuurlijk één ding om de verborgen krachten van je team en jezelf te ontdekken en een cultuur te starten waarin vertragen op de proef wordt gesteld. Maar hoe ga je ermee verder? Hoe kun je de sterke punten maximaliseren en de zwakke punten versterken? Hoe kun je vertragen blijvend inbedden in je cultuur?

Door het welzijn van je team te monitoren, kun je niet alleen zien waar de zwakke en sterke punten van je team liggen, maar ook hoe training deze zwakke punten kan versterken, en hoe het aanpassen en toewijzen van taken, de productiviteit van het team kan verhogen. Dit alles kun je monitoren met de Wellbeing app, een app die wordt aangestuurd door kunstmatige intelligentie.

Wellbeing.ai werkt op basis van gezichtsanalyse en eye-tracking. De app detecteert via een camera op de werkplek van je medewerker hoe goed je medewerkers zich voelen. De camera wordt gebruikt om gezichtsuitdrukkingen en oogbewegingen te vertalen in cijfers die worden gebruikt om scores te berekenen. 
De individuele scores zijn enkel zichtbaar voor de individuele medewerker, de teamscores voor de verantwoordelijke voor het welzijn van de medewerkers binnen de organisatie. Er wordt nooit een video of foto gemaakt.
Niet om te controleren dus, maar om proactief in gesprek te kunnen gaan met je team. De medewerker bepaalt bovendien wanneer en voor welke taak een meting wordt uitgevoerd.

De relatieve scores van het team vertellen ons iets over:

• Waar de focus het hoogst is: op kantoor of thuis.
• Op welke dag is de focus het hoogst.
• In welke taak het team het beste is.
• Of een training een positieve of negatieve impact heeft gehad.
• Hoe het welzijn van je team evolueert.
• …

Wilt u meer weten over hoe u de Wellbeing app binnen uw organisatie kunt introduceren? Neem dan contact met ons op.

Het optimaliseren van je innerlijke werking betekent niet alleen het schrappen van overbodige taken en het automatiseren van repetitieve taken. Het begint met het opstellen van een 5-jarenplan. Dit hoeft zeker niet uitgebreid te zijn. Een antwoord op de volgende kernvragen is voldoende:

• Wat wil je binnen 5 jaar met je organisatie bereiken?
• Wat wil je binnen 5 jaar niet bereiken met uw organisatie? Een heel belangrijke, maar vaak vergeten vraag. Door hier ook inhoud aan te geven, maak je meteen duidelijk welke kant je niet op wilt.

Wees niet bang om dit plan met je team te delen. Deze uitspraak van Steve Jobs is hier zeker goed op zijn plaats: 'Waarom slimme mensen inhuren als je ze gaat vertellen wat ze moeten doen? Ik huur slimme mensen in zodat zij mij kunnen vertellen wat ik moet doen.'

Ik weet dat de angst voor een “nee” of negatieve feedback er soms voor zorgt dat je je als een éénling gedraagt en veel werk en tijd steekt in een idee waar je zelf in gelooft. De teleurstelling achteraf is des te groter als je idee tegen een muur botst, in de ijskast belandt of een stille dood sterft. Verzamel al je moed en zeg ‘Nee’ tegen die angst, want dat is het enige dat je blokkeert, dat je hindert, dat je afremt, dat je saboteert, …

Als je dat plan met je team deelt voordat het wordt geïmplementeerd, zorg je ervoor dat:

• Je plan sneller draagvlak krijgt.
• Je krijgt vanuit alle hoeken input om je plan te optimaliseren.
• Teamleden besteden geen tijd aan innovatieve ideeën die niet binnen dit plan passen.
• Iedereen is op hetzelfde gefocust en nieuwe ideeën zullen dichter bij het plan komen te liggen.
• …

Met andere woorden: er wordt weer tijd bespaard om te kunnen focussen op wat belangrijk is.

Maar we hebben geen glazen bol en het verleden heeft al meerdere malen bewezen dat we dat mooie plan soms in de prullenbak kunnen gooien. Laat daarom jouw team op basis van jouw plan FAST doelen opstellen. Dit zijn doelen met een deadline van maximaal 3 maanden, waarbij de nadruk ligt op samenwerking en evaluatie om de SMART-doelen te bereiken.

Om te voorkomen dat je in tijden als corona, energiecrisis, etc. met je rug tegen de muur wordt gezet, kun je het beste deze gouden regel volgen: “Besteed 70% van je tijd aan de dagelijkse werkzaamheden, 20% aan het implementeren van nieuwe ideeën, en 10% op het onderzoeken van nieuwe ideeën.” Zo heb je altijd een plan B als dat nodig is.

Maar hoe weet je hoeveel tijd je aan je doel moet/kan besteden?

Simpel: noteer de tijd van wat iedereen dagelijks doet. Niet om te controleren of iedereen aan het werk is, maar om de benodigde tijd voor toekomstige projecten te kunnen inschatten. Dat kan heel eenvoudig in Excel of gebruik één van de tijdregistratieapps die op de markt beschikbaar zijn zoals Toggl Track, Hour Stack, Timely, … Voor non-profitorganisaties heb je Werktijd.be. Je kunt dit toepassen voor de dagelijkse zaken of voor specifieke projecten. Na een jaar kun je de cijfers gebruiken om nieuwe doelen te stellen, rekening houdend met de tijd voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Hoe begin je eraan?

Rekening houdend met zowel de tijdsfactor als de sterke punten, begin je met het vastleggen van de dagelijkse taken gedurende twee weken of een maand. Vervolgens geef je ze een cijfer van 1 tot 5, 1 betekent dat deze taak veel stress geeft, erg tijdrovend is en je kan niet wachten om hem af te maken, 5 betekent dat deze taak veel energie geeft en je zou dit graag dagelijks doen.

Het doel is om een oplossing te vinden voor alle taken die met één, twee of drie worden gequoteerd. Er zijn verschillende mogelijkheden: de taak automatiseren, ze van je To Do List schrappen wegens niet langer relevant of je kunt aan iemand die een vier of vijf heeft gegeven voor deze taak vragen om deze over te nemen. Uiteraard doe je dit niet zonder het team hiervan op de hoogte te stellen.

Zodra de lijst klaar is met volledige toestemming van het team, kun je aan de slag op het Microsoft-platform.

Wist je dat je met Power Automate in het basis abonnement van microsoft:

• Wijzigingen in de ene lijst automatisch kan doorvoeren in de andere lijst, voor een who is who bij HR kan dit heel handig zijn.
• Documenten die wettelijk niet meer hoeven bijgehouden te worden, automatisch uit je sharepoint bibliotheek kan laten verwijderen.
• Heel eenvoudig herinneringsmails kan instellen voor bijvoorbeeld het vervallen van een contract. Je zet de datum in zodat je herinnerd wordt voor de opzegtermijn begint.
• Je teksten automatisch kan laten goedkeuren via een goedkeuringsflow voor de afdeling marketing en communicatie kan dit heel handig zijn. Nieuwe documenten in een specifieke bibliotheek triggeren automatisch een kettingreactie, een mailtje naar de collega die jou tekst moet goedkeuren. Je hoeft er zelf dus niet meer aan te denken om de tekst te laten nakijken.